アプリ
スプレッドシートを接続したり、予約・受付用のアプリをインストールしたりすると、お客様の予約や在庫の照会、申込内容のスプレッドシートへの保存など、ボットにできることが広がります。
アプリページ
Section titled “アプリページ”プロジェクト左側の「Apps」（アプリ）を選びます。開くには Editor 以上のロールが必要です。ページは次のセクションに分かれています。
- Third-party apps（サードパーティアプリ）： Google スプレッドシート
- Installed（インストール済み）： インストールしたアプリです。各カードには「Connected」（接続済み）または「Needs reauthorization」（再認証が必要）と、「Your bot can use it」（ボットが使用可能）または「Copilot only」（Copilot のみ）が表示されます。その下に「Tools and permissions」（ツールと権限。再認証が必要な場合は「Reauthorize」）と、独自の管理画面を持つアプリでは「Open admin console」があります。
- Available（利用可能）： 予約システムなど、ワンクリックでインストールできるアプリです。いくつかインストールすると、このセクション名は「More apps」に変わり、すべてインストール済みの場合は「All apps are installed.」と表示されます。
外部ツールは、ホテルの予約システム、来店予約システム、自社のデータベースなど、ほかのシステムとボットをつなぎます。インストールすると、ボットはお客様への回答中にそれらのシステムのデータを照会できるため、すべての情報をナレッジにコピーする必要はありません。
外部ツールを追加する方法は 2 つあります。「Apps」でワンクリックでインストールする方法と、「Settings」›「Copilot and tools」（Copilot とツール）で独自に追加する方法です。
アプリからインストールする
Section titled “アプリからインストールする”-
「Available」でアプリを探し、「Install」を選びます。「Other ways to install」が用意されているアプリもあります。
-
認証ウィンドウが開いた場合は、そのサービスにログインしてアクセスを許可します。
-
新しいタブでお客様認証ページが開くアプリもあります。自分の電話番号で認証してから「Open tool settings」を選び、この接続のステータスを更新するとツールが表示されます。
-
インストール完了と表示されると、アプリは「Installed」に移ります。
予約システムはここからインストールします。Cloudbeds は Cloudbeds 側から接続しますが、同じくプロジェクトの外部ツールになります。
独自の外部ツールを追加する
Section titled “独自の外部ツールを追加する”ツールの提供元からサーバー URL を受け取った場合は、「Settings」›「Copilot and tools」で「Add external tool」を選び、次の項目を入力します。
| 項目 | 入力内容 |
|---|---|
| Name（名前） | 例：GitHub |
| Server URL（サーバー URL） | ツールの提供元から受け取った URL |
| Purpose（用途） | AI がこのツールを使うタイミングを判断する手がかりになります |
| Authentication（認証） | 「No authentication (public server)」（認証なし・公開サーバー）、「OAuth (authorize in the browser)」（ブラウザで認証）、「API token / bearer token」、「Each customer authorizes (OAuth per user)」（お客様ごとに認証） |
「Advanced」には、「Server URL」がツールの提供元から渡される MCP サーバーの URL であることが説明されています。MCP は外部ツールが使うオープン標準で、この名前が出てくるのはここだけです。開発者の方は MCP 連携をご覧ください。
「Each customer authorizes」を選ぶと、会話中にお客様一人ひとりがサーバー側のページへ案内されて本人確認を行い、それぞれ専用のアクセストークンを受け取ります。ツールを追加したら「Test connection」を選び、自分の電話番号で認証してツール一覧を取得してください。
お客様対応でボットに使わせる
Section titled “お客様対応でボットに使わせる”「Settings」›「Copilot and tools」で追加した外部ツールは、最初は Copilot だけが使えます。お客様への返信でボットにも使わせるには、次のように設定します。
-
「Apps」のカードで「Tools and permissions」を選ぶか、「Settings」›「Copilot and tools」を直接開きます。
-
外部ツールのカードで「Let the bot use it when replying to customers (it talks to real customers)」にチェックを入れます。
-
「Tools」を展開し、「Bot」列でボットに使わせるツールにチェックを入れて「Save」を選びます。ボットと共有するには、先にそのツールが「Copilot」列でチェックされている必要があります。
ワンクリックでインストールするアプリの中には、インストール時点でボットと共有済みのものもあります。「Apps」のカードに「Your bot can use it」または「Copilot only」と表示されるので、一目で確認できます。
外部ツールが接続されていない間（ステータスが「Needs authorization」「Connection error」「Not connected」のとき）は、AI はそのツールを呼び出しません。「Apps」のカードに「Needs reauthorization」と表示されたら、「Reauthorize」を選んで「Copilot and tools」で再度認証してください。
Google スプレッドシート
Section titled “Google スプレッドシート”Google スプレッドシートを接続すると、フローの「Write to Google Sheets」（Google スプレッドシートに書き込む）ステップで予約や申込内容をスプレッドシートに保存したり、データを読み込んだりできます。
-
「Third-party apps」の Google スプレッドシートのセクションで「Add spreadsheet」を選びます。
-
「Authorize with Google」を選び、新しいタブで Google アカウントにログインして、すべての権限を許可します。
-
Google のファイル選択画面が開くので、接続するスプレッドシートを選びます。
-
スプレッドシートが一覧に表示され、「Write to Google Sheets」ステップで選べるようになります。
Chatbotta がアクセスするのは、ファイル選択画面で選んだスプレッドシートだけです。さらに接続するには、もう一度「Add spreadsheet」を選びます。
- 開く： スプレッドシートの横にあるリンクアイコンを選ぶと、新しいタブで Google スプレッドシートが開きます。
- リンクを解除： 「Manage」を選び、「Remove link」を選びます。リンクを解除しても Google ドライブのファイルは削除されず、後で同じスプレッドシートを接続し直すと、それを使っていた設定も元に戻ります。
- 更新： 「Refresh」を選ぶと、スプレッドシートの一覧を読み込み直します。
認証に失敗した場合は、「Authorization didn’t finish because spreadsheet access wasn’t granted. Authorize again and allow every permission.」のように理由が表示されます。表示に従って再度認証してください。
インストール後のテスト
Section titled “インストール後のテスト”右側パネルの「Test」で、外部のデータが必要な質問（例：「今週の土曜日にダブルルームは空いていますか？」）をして、ボットが結果を取得できるか確認します。
ボットがツールを使わない場合は、次の点を確認してください。
- 「Apps」のカードに「Connected」と「Your bot can use it」が表示されている
- 「Copilot and tools」で、そのツールが「Bot」列でチェックされている
- 「Purpose」に、ツールを使うタイミングがはっきり書かれている
ChatGPT や Claude との接続との違い
Section titled “ChatGPT や Claude との接続との違い”外部ツールは、Chatbotta のボットが自社のシステムを呼び出す仕組みです。ChatGPT や Claude との接続はその逆で、あなた自身の AI アシスタントが Chatbotta のプロジェクトを読み取ったり変更したりします。